kuis manajemen pengarahan

Soal Quis :

1.      Apa konsep dasar dari pengarahan, jelaskan !

2.      Apa tujuan pengarahan untuk suatu organisasi atau perusahaan ? jelaskan !

3.      Pengarahan erat kaitannya dengan komunikasi, jelaskan mengenai 3 sistem komunikasi

4.      Komunikasi harus sampai kepada penerima dengan baik . jelaskan kondisi yang harus di penuhi agar mendapat respon yang baik ?

5.      Suatu laporan harus di sampaikan dengan efektif. Jelaskan mengenai criteria laporan yang efektif tersebut !

JAWABAN

1.      Konsep dasar;

A.    Manusia mahluk sosial adalah manusia sebagai mahluk yang tidak dapat berdiri sendiri dan saling membutuhkan baik itu sesama manusia, manusia dengan Tuhan dan manusia dengan alam, karena itu manusia saling ketergantungan dan memerlukan suatu pengarahan.

B.     Bimbingan, bimbingan berarti suatu proses pengayoman agar seseorang dapat berfikir dan bertingkahlaku sesuai dengan kriteria yang diharapkan, sehingga dapat diajak kerjasama dalam konteks tertentu.

C.     Petunjuk, petunjuk merupakan sebuah  tanda baik secara sengaja maupun tidak sengaja  yang kita dapatkan dan dapat membantu kita untuk menyelesaikan atau mncapai tujun dengan baik.

D.    Intruksi, intruksi merupkan suatu perintah yang biasanya dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan agar mereka bekerja sesuai dangan rencana yang telah ditetapkan.

2.      Tujuan pengarahan :

·         Menjamin konstinuitas perencanaan

Suatu perncanaan ditetapkan untuk dijadikan pedoman normatif dalam pencapaian tujuan. Pelaksanaan kerja yang baik akan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Suatu pengarahan dilakukan untuk menjamin kelangsungan perencanaan. Artinya, perencanaan yang telah ditetapkan meskipun memiliki sifat fleksibel namun prinsip yang terkandung didalamnya harus tetap dijamin kontinuitasinya.

Seringkali para manajer hierarki tengah atau hierarki pertama maupun pimpinan organisasi lainnya kurang yakin akan perencanaan yang telah di tetapkan sehingga tidak jarang mengubah rencana di tengah perjalanan. Hal ini seringkali disebabkan oleh timbulnya pengaruh struktur masyarakat maupun perubahan lingkungan dan iming-iming pihak tertentu dari pihak luar, dan memang karenanya mereka berkepentingan terhadap organisasi yang dipengaruhnya. Dengan adanya penerapan fungsi pengarahan dari manajer heararki atasnya, di harapkan perencanaan yang telah ditetapkan dapat dijamin konstinuitasnya.

·         Menbudayakan prosedur standar

Seperti telah dideskripsikan pada bab sebelumnya bahwa suatu prosedur akan memberikan seperangkat petunjuk detail unutk melaksakan urutan-urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi. Dengan adanya pengarahan diharapkan bahwa prosedur kerja yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya sehingga lambat laun menjadi suatu kebiasaan. Apabila sudah terbiasa dilaksanakan diharapkan dapat membudaya di lingkungan itu sendiri.

·         Menghindarkan kemangkiran yang tak berarti

Kemangkiran dapat diberikan batasan sebagai kondisi ketika seseorang tidak berada di tempat kerjanya diluar penyebab yang jelas dan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Karyawan yang tidak masuk kerja sesuai dengan hari biasanya, tanpa memberitahukan kepada pimpinannya dinamakan karyawan yang mangkir. Dengan adanya penerapan fungsi pengarahan ini dimaksudkan agar karywan yang ada terhindar dari kemangkiran yang tak berarti. Suatu kemangkiran akan sedikit berarti apabila karyawan yang tidak masuk kerja tersebut selama ketidakberadaannya ikut mengerjakan pekerjaan kantor diluar atau membantu memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasinya. Namun dalam praktiknya jarang ditemui karyawan yang mangkir tetapi kemangkirannya berarti.

·         Membina disiplin kerja

Tujuan lain perlunya penerapan fungsi pengarahan adalah agar terbina disiplin kerja di lingkungan organisasi. Disiplin dapat diartikan sebagai suatu sikap mental yang menyatu dalam kehidupan yang mengandung pemahaman terhadap norma, nilai, dan peraturan dalam melaksakan hak dan kewajiban kehidupan (Wiraputra, 1987)

Disiplin kerja menyangkut esensi dari eksistensinya sebagai karyawan. Pada dasarnya karyawan harus mempertanyakan tugas rutinnya dan bagaimana melaksakan tugas tersebut dengan sebaik-baiknya. Disiplin kerja terbina akan memberikan dampak positif terhadap perusahaan, yaitu naiknya produktivitas kerja, baik menyangkut kualitas maupun kuantitasnya (Siswanto, 1987)

·         Membina motivasi terarah

Penerapan fungsi pengarahan juga memiliki tujuan untuk membina motivasi kerja para karyawan yang terarah. Maksudnya, karyawan melaksakan pekerjaan sambil dibimbing dan diarahkan untuk menghindari kesalahan prosedur yang berdampak terhadap keluarannya.

3.      Tiga sistem komunikasi

a. sistem komunikasi vertical

sistem komunikasi vertical terjadi dan berlangsung dari atas maupun dari bawah.komunikasi dari atas terjadi manakala manajer mengadakan komunikasi dengan para bawahanya dari jenjang hierarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Sebaliknya, komunikasi dari bawah terjadi manakala bawahan mengadakan kontak lisan maupun tertulis dengan manajer, ataupun juga dapat terjadi antara manajer pertama dengan manajer menengah dan seterusnya.

            b. sistem komunikasi horizontal

komunikasi ini terjalin antara departemen, unit , dan bagian dalam satu hierarki organisasi.

            c. sistem komunikasi diagonal

komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur komunikasi yang penggunaannya amat langka. Akan tetapi, dalam kondisi tertentu sebenarnya amat penting, khususnya apabila para bawahan tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui media lainnya. Misalnya, penyelia keuangan bermaksud menyusun analisis biaya distribusi. Sebagian mungkin melibatkan tenaga penjualan yang menyampaikan laporan khusus langsung kepada penyelia keuangan, dan tidak melewati media tradisional dalam bidang pemasaran

4.      Kondisi yang harus terpenuhi agar pesan direspon dengan baik :

·         pesan harus di rancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan

·         pesan harus menggunakan lambing-lambang tertuju pada Pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan sehingga sama-sama mengerti.

·         Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.

·         Pesan harus menyarankan sesuatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok ketika komunikan berada pada saat digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki

5.      Kriteria laporan yang efektif :

·         Benar dan efektif

Data dan informasi yang akan di laporkan harus erat hubungannya dengan masalah yang ada karena kebenaran dan objektivitas laporan tersebut banyak berpengaruh terhadap pengambilan tindakan, termasuk pengambilan keputusan oleh manajer. Reporter hendaknya menghindarkan sifat subjektivitas dan spekulasi

·         Jelas dan Terandal

Penyusunan laporan memerlukan kemampuan serta ketelitian yang mendalam dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan sebagai bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan permasalahan yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan dan berdampak tidak jelas atau kubur. Demikian pula bahasa dan istilah yang digunakan harus benar-benar dapat dimengerti orang lain dan masyarakat.

·         Efektif

Laporan hendaknya tepat sesuai dengan sasaran yang dikehendaki dan sedapat mungkin diusahakan singkat,tepat,padat,dan jelas.

·         Tegas dan taat asas (konsisten)

Laporan hendaknya mendeskripsikan segala hal dengan tegas dan kontradiktif dengan bagiannya. Demikian juga keterangan yang dilaporkan harus tetap, artinya pelapor (reporter) harus taat asas atas keterangan yang dikemukakannya dalam kondisi bagaimanapun.

·         Tepat Waktu

Laporan harus diusahakan,dibuat secepatnya,dan disampaikan kepada manajer tepat waktu. Karena keterlambatan dalam penyampaian laporan akan berdampak lambatnya tindakan perbaikan maupun tindak lanjut yang perlu di ambil

·         Lengkap

Salah satu masukan bagi manajer dalam pengambilan keputusan adalah laporan hendaknya diusahakan selengkap mungkin

Laporan di katak lengkap apabila :

o   Mencakup berbagai segi masalah yang dikemukakan

o   Deskripsinya tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya permasalahan atau pertanyaan baru

o   Disertai tanda penunjang, misalnya statistic, table, bagan, dan sebagainya.

·         Tepat sasaran

Laporan yang disampaikan oleh bawahan harus tepat pada manajer yang berhak untuk di berikan laporan tersebut. Dengan demikian, manajer dapat mengetahui sampai sejauh mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. Demikian juga bawahan dapat memperoleh respons atas laporan tersebut dari manajer serta bagaimana tindak lanjutnya