Soal Quis :
1. Apa konsep dasar dari pengarahan, jelaskan !
2. Apa tujuan pengarahan untuk suatu organisasi atau
perusahaan ? jelaskan !
3. Pengarahan erat kaitannya dengan komunikasi, jelaskan
mengenai 3 sistem komunikasi
4. Komunikasi harus sampai kepada penerima dengan baik .
jelaskan kondisi yang harus di penuhi agar mendapat respon yang baik ?
5. Suatu laporan harus di sampaikan dengan efektif.
Jelaskan mengenai criteria laporan yang efektif tersebut !
JAWABAN
1. Konsep
dasar;
A. Manusia
mahluk sosial adalah manusia sebagai mahluk yang tidak dapat berdiri sendiri
dan saling membutuhkan baik itu sesama manusia, manusia dengan Tuhan dan
manusia dengan alam, karena itu manusia saling ketergantungan dan memerlukan
suatu pengarahan.
B. Bimbingan,
bimbingan berarti suatu proses pengayoman agar seseorang dapat berfikir dan
bertingkahlaku sesuai dengan kriteria yang diharapkan, sehingga dapat diajak
kerjasama dalam konteks tertentu.
C. Petunjuk,
petunjuk merupakan sebuah tanda baik
secara sengaja maupun tidak sengaja yang
kita dapatkan dan dapat membantu kita untuk menyelesaikan atau mncapai tujun
dengan baik.
D. Intruksi,
intruksi merupkan suatu perintah yang biasanya dilakukan oleh seorang atasan
kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan agar mereka bekerja sesuai
dangan rencana yang telah ditetapkan.
2.
Tujuan
pengarahan :
·
Menjamin
konstinuitas perencanaan
Suatu perncanaan ditetapkan untuk dijadikan pedoman
normatif dalam pencapaian tujuan. Pelaksanaan kerja yang baik akan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Suatu pengarahan dilakukan
untuk menjamin kelangsungan perencanaan. Artinya, perencanaan yang telah
ditetapkan meskipun memiliki sifat fleksibel namun prinsip yang terkandung
didalamnya harus tetap dijamin kontinuitasinya.
Seringkali para manajer hierarki tengah atau hierarki
pertama maupun pimpinan organisasi lainnya kurang yakin akan perencanaan yang
telah di tetapkan sehingga tidak jarang mengubah rencana di tengah perjalanan.
Hal ini seringkali disebabkan oleh timbulnya pengaruh struktur masyarakat
maupun perubahan lingkungan dan iming-iming pihak tertentu dari pihak luar, dan
memang karenanya mereka berkepentingan terhadap organisasi yang dipengaruhnya.
Dengan adanya penerapan fungsi pengarahan dari manajer heararki atasnya, di
harapkan perencanaan yang telah ditetapkan dapat dijamin konstinuitasnya.
·
Menbudayakan
prosedur standar
Seperti telah dideskripsikan pada bab sebelumnya bahwa
suatu prosedur akan memberikan seperangkat petunjuk detail unutk melaksakan
urutan-urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi. Dengan adanya pengarahan
diharapkan bahwa prosedur kerja yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan
sebagaimana mestinya sehingga lambat laun menjadi suatu kebiasaan. Apabila
sudah terbiasa dilaksanakan diharapkan dapat membudaya di lingkungan itu
sendiri.
·
Menghindarkan
kemangkiran yang tak berarti
Kemangkiran dapat diberikan batasan sebagai kondisi
ketika seseorang tidak berada di tempat kerjanya diluar penyebab yang jelas dan
tanpa pemberitahuan sebelumnya. Karyawan yang tidak masuk kerja sesuai dengan
hari biasanya, tanpa memberitahukan kepada pimpinannya dinamakan karyawan yang
mangkir. Dengan adanya penerapan fungsi pengarahan ini dimaksudkan agar karywan
yang ada terhindar dari kemangkiran yang tak berarti. Suatu kemangkiran akan
sedikit berarti apabila karyawan yang tidak masuk kerja tersebut selama
ketidakberadaannya ikut mengerjakan pekerjaan kantor diluar atau membantu
memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasinya. Namun dalam praktiknya
jarang ditemui karyawan yang mangkir tetapi kemangkirannya berarti.
·
Membina disiplin
kerja
Tujuan lain perlunya penerapan fungsi pengarahan
adalah agar terbina disiplin kerja di lingkungan organisasi. Disiplin dapat
diartikan sebagai suatu sikap mental yang menyatu dalam kehidupan yang
mengandung pemahaman terhadap norma, nilai, dan peraturan dalam melaksakan hak
dan kewajiban kehidupan (Wiraputra, 1987)
Disiplin kerja menyangkut esensi dari eksistensinya
sebagai karyawan. Pada dasarnya karyawan harus mempertanyakan tugas rutinnya
dan bagaimana melaksakan tugas tersebut dengan sebaik-baiknya. Disiplin kerja
terbina akan memberikan dampak positif terhadap perusahaan, yaitu naiknya
produktivitas kerja, baik menyangkut kualitas maupun kuantitasnya (Siswanto,
1987)
·
Membina motivasi
terarah
Penerapan fungsi pengarahan juga memiliki tujuan untuk
membina motivasi kerja para karyawan yang terarah. Maksudnya, karyawan
melaksakan pekerjaan sambil dibimbing dan diarahkan untuk menghindari kesalahan
prosedur yang berdampak terhadap keluarannya.
3.
Tiga sistem
komunikasi
a. sistem
komunikasi vertical
sistem komunikasi vertical terjadi dan berlangsung
dari atas maupun dari bawah.komunikasi dari atas terjadi manakala manajer
mengadakan komunikasi dengan para bawahanya dari jenjang hierarki yang lebih
tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Sebaliknya, komunikasi dari bawah terjadi
manakala bawahan mengadakan kontak lisan maupun tertulis dengan manajer,
ataupun juga dapat terjadi antara manajer pertama dengan manajer menengah dan
seterusnya.
b. sistem komunikasi horizontal
komunikasi ini terjalin antara departemen, unit , dan
bagian dalam satu hierarki organisasi.
c. sistem komunikasi diagonal
komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur komunikasi
yang penggunaannya amat langka. Akan tetapi, dalam kondisi tertentu sebenarnya
amat penting, khususnya apabila para bawahan tidak dapat berkomunikasi secara
efektif melalui media lainnya. Misalnya, penyelia keuangan bermaksud menyusun
analisis biaya distribusi. Sebagian mungkin melibatkan tenaga penjualan yang
menyampaikan laporan khusus langsung kepada penyelia keuangan, dan tidak
melewati media tradisional dalam bidang pemasaran
4. Kondisi yang harus terpenuhi agar pesan direspon
dengan baik :
·
pesan harus di
rancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian
komunikan
·
pesan harus
menggunakan lambing-lambang tertuju pada Pengalaman yang sama antara
komunikator dan komunikan sehingga sama-sama mengerti.
·
Pesan harus
membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk
memperoleh kebutuhan tersebut.
·
Pesan harus
menyarankan sesuatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi
kelompok ketika komunikan berada pada saat digerakkan untuk memberikan
tanggapan yang dikehendaki
5. Kriteria laporan yang efektif :
·
Benar dan
efektif
Data dan
informasi yang akan di laporkan harus erat hubungannya dengan masalah yang ada
karena kebenaran dan objektivitas laporan tersebut banyak berpengaruh terhadap
pengambilan tindakan, termasuk pengambilan keputusan oleh manajer. Reporter
hendaknya menghindarkan sifat subjektivitas dan spekulasi
·
Jelas dan
Terandal
Penyusunan
laporan memerlukan kemampuan serta ketelitian yang mendalam dalam menentukan
mana data yang harus dimasukkan sebagai bahan penyusunan laporan. Banyaknya data
dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan permasalahan yang dikemukakan
akan mengaburkan persoalan dan berdampak tidak jelas atau kubur. Demikian pula
bahasa dan istilah yang digunakan harus benar-benar dapat dimengerti orang lain
dan masyarakat.
·
Efektif
Laporan
hendaknya tepat sesuai dengan sasaran yang dikehendaki dan sedapat mungkin
diusahakan singkat,tepat,padat,dan jelas.
·
Tegas dan taat
asas (konsisten)
Laporan
hendaknya mendeskripsikan segala hal dengan tegas dan kontradiktif dengan bagiannya.
Demikian juga keterangan yang dilaporkan harus tetap, artinya pelapor
(reporter) harus taat asas atas keterangan yang dikemukakannya dalam kondisi
bagaimanapun.
·
Tepat Waktu
Laporan harus
diusahakan,dibuat secepatnya,dan disampaikan kepada manajer tepat waktu. Karena
keterlambatan dalam penyampaian laporan akan berdampak lambatnya tindakan
perbaikan maupun tindak lanjut yang perlu di ambil
·
Lengkap
Salah satu
masukan bagi manajer dalam pengambilan keputusan adalah laporan hendaknya
diusahakan selengkap mungkin
Laporan di katak
lengkap apabila :
o Mencakup berbagai segi masalah yang dikemukakan
o Deskripsinya tidak memberikan kesempatan terhadap
timbulnya permasalahan atau pertanyaan baru
o Disertai tanda penunjang, misalnya statistic, table,
bagan, dan sebagainya.
·
Tepat sasaran
Laporan yang disampaikan
oleh bawahan harus tepat pada manajer yang berhak untuk di berikan laporan
tersebut. Dengan demikian, manajer dapat mengetahui sampai sejauh mana
pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. Demikian juga bawahan dapat
memperoleh respons atas laporan tersebut dari manajer serta bagaimana tindak
lanjutnya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar