pendelegasian wewenang

Pendelegasian wewenang

PENDAHULUAN :

Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.

Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau mendelegasikan wewenang.

Ciptakan budaya kerja yang membuat orang bebas dari perasaan takut gagal/salah.

Keengganan seorang atasan/manajer untuk mendelegasikan wewenang biasanya dikarenakan mereka takut kalau-kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang lain. Ini perlu diatasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko. Hanya dengan berani menanggung resikolah perusahaan akan mendapatkan manajer-manajer yang handal dan berpengalaman. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Pendelegasian wewenang bukan sebuah hukuman yang mengurangi kekuasaan manajer, namun membuka kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.Jadikan pendelegasian wewenang sebagai bagian dari proses perbaikan.

Tips Agar Atasan Mau Mendelegasikan Wewenang

            Salah satu efek pendelegasian wewenang adalah pengungkapan kelemahan-kelemahan dalam suatu pekerjaan. Tentu akan sangat tidak mengenakkan bagi seorang manajer bila kelemahan kerja mereka diketahui. Karenanya, yakinkan bahwa pendelegasian wewenang sama sekali bukan untuk menghukum mereka, namun sebagai bagian dari proses perbaikan kerja secara keseluruhan. Mungkin juga sebuah pendelegasian tidak memperbaiki apa-apa, namun setidaknya mendorong manajer anda untuk berpikir untuk memperbaiki dirinya sendiri.Dorong agar manajer anda merasa pasti dan aman.

Seringkali ada keinginan pada seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan itu sendiri. Mereka ingin merasakan kepuasan pribadi bila mengerjakannya sendiri. Biasanya mereka memiliki kemampuan yang memadai namun tidak merasa pasti akan pekerjaannya. Untuk itulah anda perlu menunjukkan bahwa pekerjaan yang dihasilkan sebuah tim tidak mengurangi mutu kerja yang diinginkannya. Tunjukkan keyakinan anda bahwa ia tetap melakukan sesuatu yang baik meski melalui tangan orang lain. Pastikan pula bahwa anda tidak sedang menarik wewenang itu darinya, justru kini ia menempati suatu posisi baru yang membuatnya bisa melihat cakrawala pekerjaan lebih luas. Berikut adalah beberapa tips agar atasan mau mendelegasikan wewenang :

• Didiklah manajer anda untuk tetap bisa mengendalikan pekerjaannya dengan baik.

Manajer yang belum tahu bagaimana mengendalikan pekerjaan yang didelegasikan tidak akan bisa mendelegasikan wewenang. Oleh karena itu anda harus mengajari mereka bagaimana mereka bisa tetap mengendalikan pekerjaan yang didelegasikan itu dengan baik. Ini yang dinamakan tanggung jawab. Ajari bagaimana manajer anda meminta laporan secara periodik dari bawahannya, atau mengadakan pertemuan untuk membahas pencapaian tujuan dan sasaran pekerjaan. Tanpa bekal ini, tak seorang manajer mau mendelegasikan wewenang, kecuali ia seorang pemalas.

• Tentukan mana yang bisa didelegasikan dan mana yang harus dikerjakan sendiri

Tidak semua pekerjaan bisa didelegasikan begitu saja. Bila semua pekerjaan dan tanggung jawab habis didelegasikan, maka seseorang tak perlu melakukan apa-apa. Tentukan dengan jelas mana-mana yang anda ingin ia mengerjakannya sendiri, sesuai dengan kualifikasi dan tanggung jawab langsungnya, mana yang bisa didelegasikan pada orang lain. Dengan demikian anda memberikan kepastian pada manajer itu untuk mengetahui apa-apa yang anda inginkan darinya.

• Pilihlah penerima delegasi dengan cermat dan baik.

Keengganan manajer melakukan delegasi karena mereka takut wewenang itu akan disalahgunakan oleh bawahannya. Atau, bawahannya tidak akan mampu melakukan sebaik yang ia lakukan. Oleh karena itu pilihlah secara cermat dan bijak bawahan yang pantas menerima delegasi. Jangan pilih sembarang orang. Konsekuensi pendelegasian wewenang adalah upaya untuk mengembangkan bawahan. Ini termasuk menuntut bawahan untuk benar-benar bertanggung jawab atas wewenang yang diberikannya.

• Kembangkan para bawahan agar mampu melakukan pekerjaan dengan baik.

Bila sebuah wewenang telah didelegasikan, maka anda, selaku pimpinan perusahaan, harus mengupayakan agar manajer yang menjadi bawahan anda berhasil mengendalikan pekerjaannya, sekaligus mengembangkan staff bawahan agar berhasil mengerjakan pekerjaan yang didelegasikan padanya. Kedua belah pihak memerlukan bantuan anda. Mengembangkan bawahan bertujuan agar bawahan bisa bekerja dengan baik, sekaligus agar manejer pemberi delegasi tetap bisa mempertanggungjawabkan pendelegasian itu dengan baik.

• Ciptakan budaya kerja tim.

Dalam organisasi, selalu ada saja orang-orang yang ingin mendominasi. Mereka ingin mengumpulkan wewenang sebanyak-banyaknya. Atau sebaliknya ada saja orang-orang yang menghindari masalah dan menolak setiap tanggung jawab. Tugas anda sebagai pimpinan perusahaan adalah menunjukkan tujuan yang jelas bagi semua pihak sehingga terciptakan sebuah budaya kerja tim. Tidak ada pengakuan kerja hanya pada pribadi-pribad tertentu, melainkan pada upaya-upaya kelompok. Tidak ada orang yang tidak bisa digantikan, melainkan sebuah tim pemenang.

Pendelegasian

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang: 

1.      Manager perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan;

2.      Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;

3.      Perawat/bidan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

4.      Manajer perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

Alasan pendelegasian :

Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan.

1.      Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.

2.      Agar organisasi berjalan lebih efisien.

3.      Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

4.      Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

Manajer perawat/bidan seharusnya lebih cermat dalam mendelegasikan tugas dan wewenangnya, mengingat kegiatan perawat dan bidan berhubungan dengan keselamatan orang lain (pasen). Oleh karena itu sebelum  mendelegasikan tugas/wewenang hendaknya dipahami benar tingkat kemampuan dari perawat/bidan yang akan diberikan delegasi.

Cara manajer perawat/bidan dalam melakukan pendelegasian

1.      Membuat perencanaan ke depan dan mencegah masalah.

2.      Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis

3.      Menyetujui standar kerja

4.      Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan

5.      Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan.

6.      Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.

7.      Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan - keluhannya.

8.      Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide  baru yang bermanfaat.

9.      Memberikan ‘reward’ atas hasil yang dicapai.

10.  Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.

Teknik pendelegasian

Manajer perawat/bidan pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan dari eksekutif perawat sampai eksekutif departemen atau kepala unit, dan dari kepala unit sampai perawat/bidan klinis. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban  didelegasikan pada satu waktu.

Kapan tidak perlu dilakukan delegasi

Hindari mendelegasikan kekuasaan dan tetap mempertahankan moral dalam pelaksanaannya.  Kontrol dilakukan khusus pada  pekerjaan yang sangat teknis atau tugas tugas yang melibatkan kepercayaan. Hal ini merupakan hal yang kompleks dalam manajemen keperawatan/kebidanan, sehingga  memerlukan pengetahuan dan kemampuan yang khusus. Manajer perawat/bidan yang akan menangani hal tersebut  seharusnya memiliki kemampuan ilmu manajemen dan  perilaku. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab dapat  menyebabkan perawat/bidan klinis berasumsi bahwa manajer tidak mampu untuk menangani tanggung jawab  kepemimpinannya terhadap  manajemen keperawatan/kebidanan.

            Keengganan manajer melakukan delegasi karena mereka takut wewenang itu akan disalahgunakan oleh bawahannya. Atau, bawahannya tidak akan mampu melakukan sebaik yang ia lakukan. Oleh karena itu pilihlah secara cermat dan bijak bawahan yang pantas menerima delegasi. Jangan pilih sembarang orang. Konsekuensi pendelegasian wewenang adalah upaya untuk mengembangkan bawahan. Ini termasuk menuntut bawahan untuk benar-benar bertanggung jawab atas wewenang yang diberikannya.

Hambatan - Hambatan  Pendelegasian

• Hambatan hambatan  pada delegator

1.    Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri 

2.    Meyakini  bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”

3.    “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.

4.    Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan

5.    Rasa tidak aman

6.    Takut  tidak disukai

7.    Penolakan untuk mengakui kesalahan

8.    Kurangnya kepercayaan pada bawahan

9.    Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan

10.  Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja

11.  Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.

12.  Keseganan untuk mengembangkan bawahan

13.  Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan  tindak lanjut yang efektif.

·         Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi

1.    Kurangnya pengalaman

2.    Kurangnya kompetensi

3.    Menghindari tanggung jawab

4.    Sangat tergantung dengan boss

5.    Kekacauan [disorganization]

6.    Kelebihan beban kerja

7.    Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat

·         Hambatan hambatan dalam situasi

1.    Kebijakan tertuju pada satu orang

2.    Tidak ada toleransi kesalahan

3.    Kekritisan keputusan

4.    Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]

5.    Kebingungan dalam tanggung jawab dan  kewenangan.

6.    Kekurangan tenaga

PENDELEGASIAN
Oleh : Agus Krisdianto ST,MM

 A.PENDAHULUAN
Mungkin kita sering mendengar kata pendelegasian pekerjaan , namun tak sedikit juga dari kita sebetulnya belum memahami secara mendalam apa makna dan implikasi pendelegasian pekerjaan itu. Sebenarnya, apakah pendelegasian itu?  

Pendelegasian adalah “to get work done through other people” , sehingga boleh dikatakan sebagai salah satu pilar utama manajemen. Salah satu ciri pimpinan  yang bagus adalah lancarnya proses pendelagasian.  Sementara ada yang berkata, "Sharing is delegation." Pernyataan ini adalah prinsip dasar umum yang menjelaskan apa sebenarnya pendelegasian itu. Bagian ini secara khusus akan menguraikan pengertian pendelegasian serta semua aspek terkait yang ada di dalamnya.

Beberapa gejala dapat diindentifikasikan untuk menujukkan kurang mulusnya proses pendelegasian. Jika penanganan situasi “krisis” dan tindakan–tindakan berbentuk “pemadam kebakaran”  menjadi pola yang umum dalam perusahaan hampir dapat dipastikan terjadi masalah dengan pendelegasiaan. Ketidakberesan  pendelegasian juga nampak ketika pekerjaan menjadi lambat atau terhenti jika si pimpinan tidak berada di tempat.

B. PENGERTIAN PENDELEGASIAN

       Robert Heller mendefinisikan pendelegasian sebagai mempercayakan pekerjaan pada orang lain akan tetapi tanggung jawab atas pekerjaan atau pekerjaan tersebut masih berada di tangan pendelegasi. Tony Atherton  mendefinisikan pendelegasian pekerjaan sebagai mempercayakan wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang didefinisikan dengan jelas, dan disetujui di bawah pengawasan pendelegasi sambil tetap memegang seluruh tanggung jawab atas keberhasilan pekerjaan atau pekerjaan itu. Dari uraian tersebut diatas  dapat disimpulkan bahwa :

Pendelegasian ialah proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.
Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi.
Ada beberapa alasan mengapa pimpinan harus melakukan pendelegasian , yaitu :

1.      Untuk mengembangkan organisasi
2.      Menghemat waktu bagi pimpinan
3.      Memotivasi dan mengembangkan bawahan.

“Dengan melakukan pendelegasian,  Anda mungkin tidak dapat bekerja dengan tingkat efisiensi 100 %, namun Anda dapat berprestasi pada tingkat 100 %,  200 % atau bahkan 1000 % dari apa yang dapat Anda capai bila mengerjakan  segala sesuatunya sendiri” sebuah ungkapan yang mengena untuk mendobrak resistensi terhadap pendelegasian pada masa lalu.

C. DASAR  PENDELEGASIAN

” Mengapa pendelegasian itu penting?" Atau "mengapa pendelegasian itu penting dalam hidup dan kerja suatu organisasi?" Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini.

Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian.
Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal).
Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung.
Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.
Mendelegasikan atau pelimpahan pekerjaan pada bawahan, seringkali dipandang sebagai suatu keuntungan atau fasilitas yang dimiliki oleh seorang pemimpin. Namun cukup mengejutkan mengetahui ternyata tidak semua menyukai dan mempergunakannya, saat menjadi pemimpin. Ada beberapa alasan yang mendasari atasan sehingga tidak melakukan pendelegasikan pekerjaan , yaitu :

1.      Tidak mengerti pekerjaan apa yang harus di delegasikan
2.      Tidak yakin bawahannya dapat mengerjakan sesuai standart kerjanya
3.      Menganggap bila dikerjakan sendiri akan lebih cepat selesai
4.      Tidak percaya terhadap kemampuan, pengetahuan dan keahlian kerja bawahan
5.      Bawahannya semua telah cukup sibuk dengan pekerjaannya masing-masing
6.      Tidak mengerti cara mendelegasikan pekerjaan dengan efektif
7.      Khawatir bila mendelegasikan pekerjaan, dirinya sendiri tidak melakukan apa-apa

Sebenarnya hal ini tidak perlu terjadi. Pada beberapa perusahaan, seorang pimpinan  justru mempergunakan pendelegasian pekerjaan sebagai alat "penyundul" posisi. Dengan menunjukkan bahwa bawahannya dapat mengerjakan sebagian pekerjaannya dengan baik, maka atasan memiliki alasan untuk meminta tanggung jawab yang lebih. Otomatis, dengan berkembangnya lingkup pekerjaan yang dikerjakan, seorang pimpinan tersebut pun dapat berharap mendapatkan penilaian kinerja yang baik dan promosi.

D. Penutup

Pendelegasian tidak hanya melulu mencangkup pelimpahan pekerjaan pada bawahan, tapi juga harus merupakan pembangunan iklim kerja berdasarkan kepercayaan serta merupakan proses peningkatan motivasi kerja pegawai. Terasa sulit memang, namun bukan berarti tidak dapat dipelajari.

Setiap pemimpin yang baik perlu memahami serta menerapkan pendelegasian dengan penuh tanggung jawab apabila ia menghendaki keberhasilan dalam kepemimpinannya. Pemimpin yang baik akan memahami bahwa ia hanya dapat bekerja dengan baik apabila ia dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain ( para bawahan ). Untuk mewujudkan kerja sama ini, pemimpin dapat mewujudkannya melalui pendelegasian, dimana pendelegasian dapat dilakukannya berdasarkan patokan seperti yang disebut diatas. ( krisPA30 )